Lohnabrechnung leichter machen

Um die Lohn- und Gehaltsabrechnung künftig einfacher für unsere Mandanten zu machen, bieten wir auf unserer Webseite www.kern-hess.de im Mandantenbereich mehrere Arbeitshilfen zum Download. Hier ersehen Sie, welche Daten und Informationen benötigt werden, um schnell und ohne Verzögerungen die Gehaltsabrechnung vorzunehmen. Sie ersparen sich und uns damit lästige Rückfragen und zeitintensive Recherchen, und die Lohnabrechnung sowie die entsprechenden Anmeldungen können termingerecht erstellt werden.

Zu den Arbeitshilfen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ….

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Seminar zum Thema “Betriebsprüfung und digitaler Datenzugriff der Finanzverwaltung”

Was tun Sie, wenn eine steuerliche Betriebsprüfung ansteht ? Worauf ist zu achten ? Wie können Sie eine Betriebsprüfung ggf. vermeiden ? Was können Sie im Vorfeld tun ? Wie verhalten Sie sich während der Prüfung ? Was bedeutet die “digitale Betriebsprüfung” für Sie und Ihr Unternehmen ?

Am 09.06.2011 referiert Herr Harald Kern, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater, zum Thema “Betriebsprüfung und digitaler Datenzugriff der Finanzverwaltung”. In einem besonderen Schwerpunkt werden die Risiken und Gefahren der sog. “elektronischen Betriebsprüfung” behandelt. Erfahrungen und häufige Fälle aus der beraterlichen Praxis runden das Seminar ab.

Das Seminar beginnt um 14 Uhr und findet in den neuen Räumen der Creditreform Aschaffenburg in Nilkheim statt.

Weitere Infos und Anmeldeunterlagen finden Sie auf unserer Webseite unter Aktuelles-Vorträge. Das Seminar ist für unsere Mandanten kostenlos.

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DATEV überschreitet die 10 Millionengrenze bei den Lohnabrechnungen

Die DATEV, das Rechenzentrum der Steuerberater, hat im September die Grenze von 10 Millionen Lohnabrechnungen im Jahr 2010 überschritten. Mehr als 1,2 Mio Betriebe lassen in Deutschland die Lohn- und Gehaltsabrechnungen über DATEV erstellen.

Auch wir arbeiten mit der Lohnsoftware der DATEV. Da sind wir sicher, dass alles reibungslos für unsere Mandanten läuft. Weitere Infos zur sinnvollen und ökonomischen Organisation und Abwicklung der Lohnabrechnung finden Sie bei der DATEV und auf unserer Webseite zum Thema Lohnbuchhaltung.

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Datensicherheit und Emails

Ohne Emails ist unser heutiges Berufsleben schon fast nicht mehr denkbar. Wir kommunizieren mit Mandanten und anderen Institutionen wie Banken bereits in erheblichem Umfang per Email. Das geht schnell und unkompliziert.

Dabei muss aber folgendes bedacht werden:

Eine Mail hat grundsätzlich den Charakter einer Postkarte, oder eines Briefes ohne Umschlag. Es kann also prinzipiell jeder lesen, was drin steht.

Wenn man das nicht möchte, muss zu Verschlüsselungstechniken greifen. Das macht die Sache jedoch gleich wieder deutlich komplizierter. Einige der genannten Vorteile oder Bequemlichkeiten gehen dadurch wieder verloren. Trotzdem geht unseres Erachtens kein Weg daran vorbei, sich mit der Thematik zu beschäftigen, und für bestimmte Inhalte, eben die, die man auch nicht auf eine Postkarte schreiben würde, Verschlüsselungstechniken anzuwenden. Damit benutzt man quasi einen digitalen “Briefumschlag”, so wie man das per Post eben auch macht, und vielleicht sogar noch “persönlich – vertraulich” draufschreibt, wenn die Sendung z.B. an den Steuerberater geht.

Wir haben uns bereits seit langem mit dem Thema beschäftigt, auch hier im Blog. Siehe dazu unseren Artikel zum Thema Vertraulichkeit von Emails.Wir schlagen unseren Mandanten eine in Outlook integrierte Lösung mittels einer Smartcard von DATEV vor. Dies ist die Lösung, die nach unseren Tests am einfachsten zu bedienen ist, ohne viel hin und her über Zwischenablage usw. Ist die Software und die Smartcard einmal installiert, muss man lediglich eine PIN eingeben, der Rest geht automatisch. Schnell, praktisch, und sicher. Alle Mandanten, die sich bisher dafür entschieden haben, sind sehr angetan von der einfachen Lösung.

Bei Mandanten, die sich dazu bisher nicht entscheiden konnten, praktizieren wir folgendes Vorgehen:

Wir verschlüsseln die zu senden Dokumente in einer Zip-Datei mit einem Passwort. Eine reine Textmail wird in Word verfasst und ebenfalls gezippt und verschlüsselt. Alternativ verschlüsseln wir ein PDF-Dokument, wenn wir zB. eine BWA als PDF-Datei versenden. Wir haben den Mandanten ein eigenes Passwort vorab mitgeteilt.

Ebenso verfahren wir bei Mails an Dritte. Denen teilen wir das zu verwendende Passwort separat mit.

Durch die Verschlüsselung haben wir der Mail quasi einen Briefumschlag verpasst. Selbstverständlich gibt es bei entsprechendem Aufwand auch hier Möglichkeiten, das Passwort zu knacken, aber ganz ohne Risiko ist ein herkömmlicher Briefumschlag ja auch nicht. Es geht aber nicht darum, die CIA abzuhalten, die Unterlagen zu lesen, sondern irgendjemanden, auf dessen Rechner die Mail zufällig landet, oder durch dessen Server die Mail durchläuft.

Das ganze Vorgehen ist zwar deutlich aufwändiger, als das Verfahren mit der Smartcard, insbesondere für uns, aber wir stellen dadurch sicher, dass Vertrauliches auch dann vertraulich bleibt, wenn es per Mail übermittelt wird, zumindest auf dem Weg vom Steuerberater zum Mandanten. Beim Mandanten angekommen, muss dieser natürlich dann selbst sicherstellen, dass niemand unberechtigt zugreift.

Wichtig ist es für uns, dass wir die bequeme Übermittlung von Informationen und Unterlagen per Mail nutzen können, ohne dass der Mandant dadurch Nachteile erleidet, oder ohne dass dadurch die notwendige Vertraulichkeit gefährdet ist. Alltägliche Informationen, die nicht vertraulich sind, senden wir auch ohne Verschlüsselung.

Das ganze funtkioniert natürlich auch umgekehrt, der Mandant kann uns also ebenfalls Zip- oder Pdf-Dateien schicken, die er mit dem vereinbarten Passwort verschlüsselt. Wir beobachten allerdings, dass das Problembewusstein bei vielen Mandanten noch nicht besonders ausgeprägt ist, so dass diese häufig auch sensible Daten unverschlüsselt versenden. Hier wird sicher noch ein Umdenken stattfinden, wenn es die ersten Skandale mit missbrauchten Email-Daten gibt.

Wir sind jedenfalls vorbereitet, mit dem Problem umzugehen.

Übrigens, wenn Sie uns eine verschlüsselte Mail schicken wollen, können Sie die Verschlüsselungszertifikate unseres Teams bei DATEV abfragen und das entsprechende Zertifikat downloaden und in Ihr Email-Programm integrieren. Sie können uns dann ganz ohne Smartcard eine verschlüsselte Mail senden.

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Moderne Lohnabrechnung

Wie sind die Abläufe einer modern organisierten Lohnabrechnung, wie wird das sinnvoll und zweckmäßig sowie kostensparend organisiert ? Wie kann ich die EDV hier einsetzen und Zeit und Kosten sparen. Ein neuer Video-Clip der DATEV auf unserer Webseite gibt hier Antworten. Zur Seite Lohnbuchhaltung und Lohnabrechnung unserer Webseite geht es hier…. .

Harald Kern, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater, Aschaffenburg, www.kern-hess.de

Demo-Clip zur Lohnabrechnung online neu auf unserer Webseite

Brauchen Sie zeitnah und direkt Zugriff auf die Daten Ihrer Lohnabrechnung ? Die Unterlagen oder die Auswertungen sind aber noch beim Steuerberater ? Hier kann das Angebot “Unternehmen Online” helfen, das wir in Zusammenarbeit mit der DATEV anbieten.

Sie können online direkt auf alle Daten zugreifen, die wir bereits verarbeitet haben. Sie können alle Auswertungen online ansehen. Natürlich ist der Zugriff abgesichert, mit einer Smartcard, die wir im übrigen auch zur Verschlüsselung von Emails empfehlen. Wir haben über das Thema Emailsicherheit bzw. Sicherheit im Emailverkehr im Blog bereits berichtet.

Interessant ist auch, dass Sie die zur Lohnabrechnung notwendigen Daten, wie abzurechnende Stunden o.ä. auch online erfassen und direkt an den Steuerberater zur Weiterverarbeitung übermitteln können. Damit können mehrfache Erfassungen vermieden werden, was Zeit und Geld sparen kann.

Schauen Sie sich auf unserer Webseite den Demo-Clip zur Lohnabrechnung online bzw. Gehaltsabrechnung online an.  Interessant insbesondere für Unternehmen, die bereits viel auf elektronischem Weg kommunizieren oder bereits Business im Internet machen. Dann lässt sich auch dieser Bereich nahtlos integrieren.

Zum Democlip Lohnabrechnung online auf unserer Webseite geht es hier.

Das ganze ist Teil des Angebots Unternehmen online. Auch hierzu gibt es einen Demo-Clip auf unserer Webseite.

Zum Demo-Clip Unternehmen online

Auch für den Bereich der Buchführung gibt es das Angebot Buchhaltung online bzw. Belegübermittlung online.

Zum Demo-Clip Buchführung Online

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Demos zum Thema Unternehmen Online neu auf unserer Webseite

Brauchen Sie zeitnah und direkt Zugriff auf Ihre Unternehmensdaten ? Die Unterlagen oder die Auswertungen sind aber noch beim Steuerberater ? Hier kann das Angebot “Unternehmen Online” helfen, das wir in Zusammenarbeit mit der DATEV anbieten.

Sie können online direkt auf alle Daten zugreifen, die wir bereits verarbeitet haben. Das kann vom Beleg bis zur Betriebswirtschaftlichen Analyse und weiteren Auswertungen gehen. Sie können alle Auswertungen online ansehen. Natürlich ist der Zugriff abgesichert, mit einer Smartcard, die wir im übrigen auch zur Verschlüsselung von Emails empfehlen. Wir haben über das Thema Emailsicherheit bzw. Sicherheit im Emailverkehr im Blog bereits berichtet.

Schauen Sie sich auf unserer Webseite den Demo-Clip zum Unternehmen online an.  Interessant insbesondere für Unternehmen, die bereits viel auf elektronischem Weg kommunizieren oder bereits Business im Internet machen. Dann lässt sich die Unternehmensführung nahtlos integrieren.

Zum Democlip Unternehmen online auf unserer Webseite geht es hier.

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Demos zu Online-Buchführung auf unserer Webseite

Wie funktioniert eine Online-Buchhaltung, oder eine Belegübermittlung Online, was ist dabei zu beachten, welche Vorteile können sich hierbei ergeben ?

Zur Beantwortung dieser Fragen können Sie ab sofort auf unserer Webseite Demo-Clips der DATEV ansehen.

Im Zeitalter der Digitalisierung und der elektronischen Kommunikation ist das sicher ein interessanter Denkansatz, den es zu prüfen lohnt.

Schauen Sie sich die Demos auf unserer Webseite an. Zu den Demo-Clips zur  Online-Buchführung geht es hier.

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Vertraulichkeit von Emails

Wir alle kommunizieren heutzutage weitgehend mit elektronischen Hilfsmitteln, insbesondere dem Telefon und per Email. Wie steht es denn da mit der Vertraulichkeit ?

Für das Telefon gilt grundsätzlich das Fernmeldegeheimnis, Abhören ist also grundsätzlich verboten. Es zeigt sich allerdings immer wieder, dass staatliche Organe dieses grundsätzliche Verbot legal oder auch illegal missachten. Insbesondere in den letzten Jahren ist häufig von Abhörmaßnahmen die Rede. Man ist da ganz schnell in eine Abhöraktion hineingerutscht, vielleicht nur deshalb, weil man im selben Cafe wie ein Verdächtiger Kaffee getrunken hat.

Zugegeben, ein Sonderfall, aber möglich.

Viel klarer und einfacher ist der Fall bei Email. Eine Mail ist wie eine Postkarte, jeder kann Sie lesen. Daher ist es ratsam, Mails zu verschlüsseln. Ohne Verschlüsselung gehören in eine Mail nur Informationen, die jeder wissen darf.

Zur Verschlüsselung gibt es verschiedene Möglichkeiten, alle mehr oder weniger umständlich zu bedienen. Wir haben schon viele Möglichkeiten getestet, und empfehlen folgende Maßnahmen:

Wir benutzen ein Verschlüsselungsverfahren der DATEV, welches mittels einer Smartcard arbeitet. Die Software ist in Outlook eingebunden, die Verschlüsselung erfolgt automatisch, ohne umständliches Kopieren oder ähnliches, es muss lediglich eine PIN für die Smartcard eingegeben werden.

Der Empfänger benötigt lediglich eine Signatur von uns, die er in Outlook speichert, sowie seinerseits ein Zertifikat. Dieses Zertifikat können Sie über uns kostenlos auf einer Smartcard erhalten. Die Smartcard wird über den USB-Anschluss an den PC angeschlossen, die erforderliche Software wird mitgeliefert.

Notwendig ist ein Smartcard – Lesegerät, das kostet bei DATEV 32,– €, wenn Sie nicht schon eines besitzen, zB. für Electronic Banking. Alternativ können Sie ein Zertifikat zB. bei www.Verisign.de erwerben, das kostet ca. 20,– € pro Jahr. Dafür brauchen Sie keine Smartcard.

Die Verschlüsselung funktioniert bei beiden Verfahren in beide Richtungen. Der Vorteil der Smartcard liegt darin, dass Sie nur eine einfache PIN benötigen, und die Verschlüsselung trotzdem mit einem starken Schlüssel erfolgt. Ohne Smartcard nützt die PIN nichts, die Smartcard nützt ohne PIN nichts, also doppelte Sicherheit.

Wir empfehlen deshalb ausdrücklich die Benutzung dieses einfachen und sicheren Verfahrens, für alle vertraulichen Emails mit uns. Das Verfahren ist übrigens mit anderen Korrespondenzpartnern genauso nutzbar, Voraussetzung ist nur jeweils eines der og. Zertifikate auf beiden Seiten.

PS.:
Die Verschlüsselung beseitigt natürlich noch nicht das Problem, dass Emails ggf. im System, auf Ihrem Rechner oder in Ihrem Netzwerk gespeichert sind, ggf. auch ohne Ihr Wissen oder Ihr Zutun, und damit die Inhalte dokumentiert sind.

Außerdem müssen Emails mit steuerlichem Hintergrund gespeichert und dem
Finanzamt zur Auswertung vorgelegt werden. Aber die Inhalte können nicht
mehr ohne Ihre Zustimmung gelesen werden.

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