Kern & Heß Kanzleiblog

Neues aus unserer Kanzlei

Wir nutzen die neuesten Tools

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Um mit unseren Mandanten zu kommunizieren und Dateien auszutauschen, nutzen wir zum Beispiel die Online-Plattform Kanzlei.land.

Wir steuern und beraten!

Kern & Heß Wirtschaftsprüfer und Steuerberater in Aschaffenburg

DATEV Zertifikat digitale Kanzlei 2023

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Wir sind “DATEV Digitale Kanzlei 2023” !

DATEV hat uns erneut, diesmal für 2023, das Zertifikat “Digitale Kanzlei 2023” verliehen. Mit diesem Zertifikat werden von der DATEV Kanzleien ausgezeichnet, die bei der Digitalisierung schon weit fortgeschritten sind und bestimmte Kriterien erfüllen.

Wir freuen uns über diese Auszeichnung. Das Arbeiten mit digitalen Tools ist für uns in den meisten Arbeitsbereichen bereits Standard, und wir sind immer wieder dabei, neue Möglichkeiten auszuprobieren.

Wenn Dich das interessiert, komm in unser Team!

Näheres auf unserer Karriereseite.

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Lohnabrechnungen für Arbeitnehmer digital auf dem Handy

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Wir nutzen in unserer Kanzlei, und inzwischen auch schon für eine ganze Reihe an Mandanten, die Möglichkeit, die Lohnabrechnung für Arbeitnehmer statt in Papier über ein Online-Portal der DATEV auszugeben. Die Anwendung nennt sich Arbeitnehmer online.

Der Arbeitnehmer muss sich einmalig registrieren, bekommt Zugangsdaten von der DATEV, dann funktioniert das ganze im Prinzip genauso einfach, wie sich in sein Bankkonto einzuloggen. Man dann seine Auswertungen einsehen, downloaden, ausdrucken, was gerade benötigt wird.

Man spart sich die Ablage auf Papier, hat jederzeit Zugriff und weiß immer, wo die Unterlagen zu finden sind. Eine tolle Sache, wie wir finden, die wir jedem Arbeitgeber und jedem Arbeitnehmer empfehlen können.

Sogar einen ökologischen Aspekt hat das Ganze natürlich, man spart Versand und Papier.

Datev Arbeitnehmer Online -- Steuerberater Dortmund

Weitere Infos hier bei der DATEV.

 

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Online Meetings und Mitarbeiterbesprechungen per Video

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In Zeiten von Corona müssen unsere normalen Besprechungen mit der ganzen Crew, die wir sonst regelmäßig Mittwochs abhalten, leider in den virtuellen Raum ausgelagert werden. Nomalerweise treffen wir uns Mittwochs zum sog. Mittwochslunch und besprechen aktuelle Dinge, Rechtsprechung, Fortbildungsthemen usw. Das geht leider im Moment nicht, denn wir könnten da nicht den gebotenen Abstand wahren. Daher weichen wir auf Video aus. Jeder Mitarbeiter hat eine Kamera und ein Headset, und so können wir uns alle zusammenschalten, auch die Mitarbeiter, die im Home-Office sind, und alle wichtigen Dinge besprechen.

Das klappt inzwischen erfreulich gut. Natürlich fehlt uns der persönliche menschliche Kontakt, der auch wichtig ist, und den wir sonst bei diesen treffen haben, aber immerhin sieht man mal Alle zusammen und auf einmal, und jeder kann etwas sagen oder vortragen.

Wir nutzen diese Möglichkeiten natürlich auch für Besprechungen mit Mandanten, auch dies klappt gut und ersetzt das eine oder andere persönliche Gespräch. Und auch manche Fahrt zum Steuerberater wird dadurch obsolet.

Trotzdem freuen wir uns, wenn wir in der Wahl unserer Kommunikation wieder frei entscheiden können, was wir nutzen wollen. Trotzdem ist die Möglichkeit, per Video zu kommunizieren, was wir vorher nicht genutzt haben, eine interessante Ergänzung, die wir in dieser Zeit kennen und nutzen gelernt haben. Die wird insofern auch die Pandemie überdauern.

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DATEV Zertifikat digitale Kanzlei 2021

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Wir sind “DATEV Digitale Kanzlei 2021” !

Wir sind super stolz, die DATEV hat uns für 2021 das Zertifikat “Digitale Kanzlei 2021” verliehen. Hiermit werden von der DATEV Kanzleien ausgezeichnet, die bei der Digitalisierung schon weit fortgeschritten sind und bestimmte Kriterien erfüllen.

Wir freuen uns über diese Auszeichnung. Wir werden den Weg der Digitalisierung im nächsten Jahr weiter beschreiten.

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Einkommensteuererklärung digital mit DATEV meineSteuern

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Kann man eine Einkommensteuererklärung digital erstellen? Klar, das machen wir ja schon die ganze Zeit so! Aber komplett digital, also ohne Papier? Das geht? Doch, das geht! Der Mandant kann in einem digitalen Pendelordner alle seine Belege sammeln und ins Datev-Rechenzentrum hochladen. Das geht über PC und sogar übers Smartphone. Wir greifen darauf zu und können die Belege durchgängig digital verarbeiten, ja sie sogar mit den Feldern der Steuererklärung verknüpfen. Somit können wir immer nachvollziehen, wo die Beträge herkommen, und können bei Rückfragen und Beleganforderungen durch das Finanzamt sofort Auskunft geben und ggf. auch die Belege, natürlich das auch digital, an das Finanzamt übermitteln. Ziemlich coole Sache, insbesonders für unsere Mandanten, die keine Papierordner mehr bei uns abgeben müssen.


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Umstellung auf DATEV DMS

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Wir haben im Sommer von der DATEV Dokumentenorganisation auf das neue DATEV DMS Dokumentenmanagementsystem umgestellt. Ein weiterer wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung der Kanzlei.

 

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Unsere Online-Plattform Kanzleiland

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Wir bieten seit Neuestem unseren Mandanten die Möglichkeit, über eine geschützte Online-Plattform mit uns digital zu kommunizieren und Daten auszutauschen. Das funktioniert so ähnlich wie eine DropBox, aber hat besser geschützt. Man kann Dokumente übermitteln, Mails austauschen, Belege an den Steuerberater schicken, Auswertungen einstellen, die der Mandant zu jeder Zeit ansehen kann, und vieles mehr. Die Einführung bei den Mitarbeitern hat prima geklappt, die Benutzung ist einfach und intuitv, und die Mandanten nehmen die neue Möglichkeit dankbar an.

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So sieht bei uns ein Arbeitsplatz aus

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Nicht immer so aufgeräumt wie heute :-). Jedenfalls haben sich zwei Bildschirme bewährt und sind inzwischen Standard.

Modernisierung des Besteuerungsverfahrens

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Auch das Finanzamt geht mit der Zeit und hat im Zuge des “Gesetzes zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens” die sogenannte Belegsvorhaltpflicht eingeführt. Das bedeutet, dass Belege ab dem Veranlagungszeitraum 2017 nicht mehr generell mit der Steuererklärung ans Finanzamt geschickt, sondern nur noch nach einer Aufforderung eingereicht werden müssen. So soll die Überprüfung durch Risikomanagmentsystem erleichtert werden, die schnell und effizient große Mengen an Steuererklärungen bewältigen. Allerdings gibt es einige Fälle, in denen es dennoch sinnvoll ist, die Belege direkt mir der Steuererklärung einzureichen. Dafür hat die bayerische Steuerverwaltung eine Empfehlungsliste erstellt; wer sich genauer informieren möchte, kann die PDF-Datei unter folgendem Link herunterladen:  

https://kanzleiblog.kern-hess.de/wp-content/uploads/2018/11/BLfSt-Empfehlungen-Belegvorlage.pdf

 

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